MODALITA’ OPERATIVE DELLa procedura di whistleblowing
Ambito di applicazione per la procedura di Whistleblowing
La procedura è volta a regolamentare, incentivare e proteggere chi, nello svolgimento delle proprie mansioni lavorative, venendo a conoscenza di un illecito e/o di un’irregolarità sul luogo di lavoro rilevanti ai fini del D.Lgs. n. 231/2001, decida di farne segnalazione.
Ambito di segnalazione
Sulla base di quanto precedentemente enunciato e oggetto di trattazione dettagliata nel “Modello di Organizzazione e Controllo ai sensi del D.Lgs n. 231/01” aziendale, a disposizione di tutti gli Operatori attivi a diverso titolo nella Clinica san Luca, Oggetto delle segnalazioni saranno quindi:
- condotte illecite che integrano una o più fattispecie di reato da cui può derivare una responsabilità per l’ente ai sensi del Decreto;
- condotte che, pur non integrando alcuna fattispecie di reato, sono state poste in essere contravvenendo a regole di condotta, procedure, protocolli o disposizioni contenute all’interno del Modello o dei documenti ad esso allegati;
- comportamenti che, in ogni caso, possono determinare una violazione del Modello Organizzativo.
Non saranno meritevoli di segnalazione, invece, questioni di carattere personale del segnalante, rivendicazioni o istanze attinenti alla disciplina del rapporto di lavoro o rapporti con il superiore gerarchico o con i colleghi.
Contenuto
La segnalazione deve avere un contenuto preciso, circostanziato e sufficientemente motivato riguardo la fondatezza, che deve basarsi su elementi chiari e precisi.
Le informazioni sulle violazioni devono riguardare comportamenti, atti od omissioni di cui il segnalatore o il denunciante sia venuto a conoscenza in un contesto lavorativo.
Devono essere forniti tutti gli elementi utili a consentire agli uffici competenti di procedere alle dovute ed appropriate verifiche ed accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione.
A tal fine la segnalazione deve preferibilmente contenere i seguenti elementi:
- generalità del soggetto che effettua la segnalazione, con indicazione della posizione o funzione svolta nell’ambito dell’azienda;
- una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione;
- le circostanze di tempo e di luogo in cui si sono verificati;
- se conosciute, le generalità o altri elementi che consentono di identificare il soggetto/i che ha/hanno posto in essere i fatti segnalati;
- l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
- l’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti;
- ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.
Le segnalazioni anonime, vale a dire prive di elementi che consentono di identificare il loro autore, saranno oggetto di ulteriori verifiche solo ove siano connotate da un contenuto puntuale e non generico e devono descrivere in maniera circostanziata fatti e persone oggetto della segnalazione stessa.
Soggetto a cui è rivolta la segnalazione
I destinatari delle segnalazioni, individuati dalla Società, sono:
- i componenti dell’Organismo di Vigilanza;
Le segnalazioni possono essere effettuate:
a) mediante e-mail, all’indirizzo: Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.
b) mediante incontro diretto con i Membri dell’ODV, che verrà fissato in un tempo ragionevole, a fronte di espressa richiesta del soggetto segnalante, inviata tramite e-mail all’indirizzo: Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.
c) mediante l’utilizzo dell’apposito form, anche in forma anonima, presente sul Sito Internet in questa sezione “Whisteblowing”, attivato dalla Società.
La Direzione Aziendale ed i destinatari della segnalazione agiscano in modo da garantire i segnalanti contro qualsiasi forma di ritorsione o comportamenti discriminatori, diretti o indiretti, per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione.
Ricevuta la segnalazione, l’Organismo di Vigilanza ovvero un suo membro a ciò incaricato:
- rilascia alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
- mantiene le interlocuzioni con la persona segnalante e può richiedere a quest’ultima, ove necessario, chiarimenti e/o integrazioni
- dà diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
- fornisce riscontro alla segnalazione entro [*] mesi dalla data di ricezione della stessamette a disposizione informazioni chiare sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne.
Il canale interno garantisce la riservatezza dell’identità:
- del segnalante;
- della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione.
Il canale interno garantisce altresì la riservatezza del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.
Invio della segnalazione mediante canale esterno
Si segnala che il D.Lgs 24/2023 ha previsto la possibilità per la persona segnalante di effettuare una segnalazione esterna.
La segnalazione, il cui destinatario è ANAC, è consentita solo ove ricorrano le seguenti condizioni:
- qualora il canale di segnalazione interna non sia attivo o, anche se attivato, non sia conforme a quanto sopra descritto;
- qualora la persona segnalante abbia già effettuato una segnalazione interna e la stessa non abbia avuto riscontro e/o seguito;
- qualora la persona segnalante abbia fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
- qualora la persona segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
Qualora sussista una delle predette condizioni, la persona segnalante può effettuare la segnalazione mediante il canale esterno attivato dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) il cui link è reperibile sul sito ANAC.
Divulgazione pubblica
Il D.Lgs. 24/2023 ha disciplinato, seppure quale strumento da utilizzare in via residuale, l’ipotesi di segnalazione mediante divulgazione pubblica.
Affinchè possa beneficiare della protezione prevista dal D.Lgs. 24/2023 la persona segnalante che effettui una divulgazione pubblica, è necessario che sussista una delle seguenti circostanze:
- la persona segnalante abbia previamente effettuato una segnalazione interna a cui l’ente non abbia dato riscontro né diligente seguito. In conseguenza di ciò – o eventualmente in prima istanza – abbia effettuato una segnalazione esterna ad ANAC la quale, a sua volta, non abbia fornito riscontro al segnalante entro termini ragionevoli;
- la persona segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
- la persona segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.
Attività di verifica della fondatezza della segnalazione
Ai membri dell’Organismo di Vigilanza è affidata la verifica sulla fondatezza delle circostanze rappresentate nella segnalazione. L’ODV valuta l’ammissibilità della segnalazione verificando la sussistenza dei requisiti essenziali della stessa e, in caso positivo, avvia l’istruttoria interna nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza effettuando ogni attività ritenuta opportuna, inclusa l’eventuale adozione personale del segnalante e di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti segnalati.
L’ODV può avvalersi del supporto e della collaborazione delle competenti strutture organizzative della Società e, all’occorrenza, di organi di controllo esterno.
Qualora all’esito della verifica la segnalazione risulti fondata, l’ODV provvederà a comunicare l’esito dell’attività svolta agli organi o autorità competenti alla verifica dell’accertamento di eventuali responsabilità e/o all’eventuale adozione delle relative misure idonee.
Archiviazione e conservazione della documentazione
Al fine di garantire la gestione e tracciabilità delle segnalazioni e delle relative attività, l’ODV assicura l’archiviazione di tutta la documentazione per un periodo di 5 anni dalla ricezione della segnalazione.
Tale archivio sarà custodito ed organizzato esclusivamente dall’ODV.
Divieto di ritorsione
E’ previsto il divieto di atti di ritorsione o discriminatori, diretti o indiretti, nei confronti del segnalante per motivi collegati, direttamente o indirettamente alla segnalazione.
Per ritorsione deve intendersi qualsiasi comportamento, atto od omissione – anche solo tentato o minacciato – posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto.
I soggetti segnalanti possono comunicare all’ANAC le ritorsioni che ritengano di avere subito. In caso di ritorsioni commesse nel contesto lavorativo l’ANAC informa l’Ispettorato nazionale del Lavoro (INL) per i provvedimenti di propria competenza.
Gli atti assunti in violazione del divieto di ritorsione sono nulli.
APPLICAZIONE
Il Protocollo operativo in oggetto si riferisce a comportamenti potenzialmente posti in essere da dipendenti e collaboratori della Casa di Cura e di Riposo San Luca S.p.a.
In conformità con quanto dichiarato nella Parte Generale del Modello, le regole di condotta previste dalla presente Parte Speciale s’intendono da applicare a tutti i dipendenti e i collaboratori.